MyFoncia centraliseert het vastgoedbeheer voor huurders, mede-eigenaars en verhuurders die door Foncia worden beheerd. Je contactgegevens wijzigen in deze klantomgeving lijkt in theorie eenvoudig: een paar klikken in de profielinstellingen. In de praktijk maakt het platform onderscheid tussen gegevens van het online account en gegevens in het vastgoeddossier dat het agentschap beheert. Een wijziging in het ene dossier wordt niet automatisch doorgevoerd in het andere.
Contactgegevens van het MyFoncia-account en die van het dossier bij het agentschap: twee afzonderlijke processen
De meest voorkomende verwarring gaat over wat een online wijziging precies inhoudt. In de MyFoncia-klantomgeving kun je bepaalde persoonsgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, postadres) bekijken en aanpassen via de profielrubriek. Deze wijzigingen worden verwerkt in het digitale account, dat wordt gebruikt voor meldingen en om in te loggen.
Het vastgoeddossier wordt daarentegen beheerd in het beheersysteem van het Foncia-agentschap. Het bevat de contactgegevens die worden gebruikt voor de huurovereenkomst, het beheermandaat of de betalingsverzoeken voor de mede-eigendom. Een online wijziging werkt het dossier van het agentschap niet noodzakelijk bij, waardoor gegevens op officiële brieven, vervaldagberichten of uitnodigingen voor algemene vergaderingen kunnen afwijken.
Om dit te voorkomen, kun je een online wijziging het best ook schriftelijk aan het agentschap doorgeven. Met een bericht via de rubriek “Aanvragen” in MyFoncia of een eenvoudige e-mail aan de beheerder kun je vragen om de wijziging in alle contractuele documenten door te voeren. Voordat je je contactgegevens in MyFoncia wijzigt, is het verstandig precies na te gaan welke gegevens moeten veranderen en in welk dossier ze worden gebruikt.
Je e-mailadres wijzigen in MyFoncia: wanneer het misloopt
Na activering van het account is het e-mailadres de vaste gebruikersnaam. Het wijzigen ervan betekent dus dat je de toegangssleutel tot de klantomgeving aanpast. De meeste gebruikers doen dit na een overstap naar een andere e-mailprovider of wanneer ze geen toegang meer hebben tot hun oude mailbox.
Als je nog toegang hebt tot het oude e-mailadres
Als de oorspronkelijke mailbox nog werkt, kun je het e-mailadres wijzigen via de profielinstellingen. Het platform stuurt een bevestigingslink naar het oude adres en daarna een tweede link naar het nieuwe adres. Je moet beide e-mails achtereenvolgens bevestigen voordat de wijziging van kracht wordt. Zolang de tweede bevestiging uitblijft, blijft het oude e-mailadres actief als gebruikersnaam.
Als je geen toegang meer hebt tot het oude e-mailadres
De situatie wordt lastiger wanneer de mailbox die aan het account is gekoppeld niet meer bestaat. De standaardprocedure voor het opnieuw instellen van je account stuurt een link naar datzelfde adres, waardoor je in een vicieuze cirkel terechtkomt. De beschikbare informatie verwijst in dat geval naar het Foncia-agentschap, dat als enige bevoegd is om de identiteit van de rekeninghouder te controleren en een nieuw e-mailadres aan het account te koppelen.
De verwerkingstijd hangt af van het agentschap. In de interface lijkt geen geautomatiseerde procedure beschikbaar om dit probleem zonder menselijke tussenkomst op te lossen. Het is dus verstandig om vooruit te plannen: wijzig je e-mailadres voordat je de toegang tot je oude mailbox verliest.
Je IBAN en bankgegevens bijwerken in MyFoncia
Het wijzigen van bankgegevens is vooral relevant voor verhuurders (die via Foncia huurinkomsten ontvangen) en mede-eigenaars of huurders die servicekosten en huur via automatische incasso betalen. In de klantomgeving kun je een nieuwe IBAN invoeren via het onderdeel voor betalingen of financiële gegevens.
Let daarbij op de volgende punten:
- De nieuwe IBAN moet horen bij een rekening op naam van de contracthouder. Een gezamenlijke rekening wordt doorgaans geaccepteerd als de contracthouder erop vermeld staat, maar het agentschap kan een rekening van een derde weigeren.
- De nieuwe IBAN wordt niet altijd meteen verwerkt nadat je deze online hebt ingevoerd. Als je de wijziging kort voor de vervaldatum doorvoert, kan de eerstvolgende incasso of overschrijving nog met de oude bankgegevens worden uitgevoerd.
- Vraag het agentschap na het online invoeren om een schriftelijke bevestiging. Dat is de veiligste voorzorgsmaatregel, vooral bij maandelijkse huurbetalingen.
Recht op rectificatie van persoonsgegevens en wat je kunt doen bij een weigering
Het bijwerken van je contactgegevens is niet alleen praktisch, maar valt ook onder de wettelijke bescherming van persoonsgegevens. Het recht op rectificatie, dat is vastgelegd in de Europese regelgeving, geeft iedereen het recht om een organisatie te vragen onjuiste gegevens te corrigeren, waaronder een vereniging van mede-eigenaars of vastgoedbeheerder.
Als onjuiste gegevens ondanks een verzoek tot correctie in het dossier blijven staan, kan de rekeninghouder formeel een klacht indienen bij de functionaris voor gegevensbescherming van Foncia. Als een bevredigend antwoord uitblijft, kun je de CNIL verzoeken de rectificatie af te dwingen.
Voor een eenvoudige adreswijziging is deze stap zelden nodig. Ze is wel relevant wanneer een fout in een naam, adres of rekeningnummer financiële of administratieve gevolgen heeft, bijvoorbeeld als betalingsverzoeken naar de verkeerde ontvanger worden gestuurd of er geld van een opgeheven rekening wordt afgeschreven.
Wat je na elke wijziging in MyFoncia moet controleren
Controleer na het bijwerken van je contactgegevens in de klantomgeving of de wijziging in de hele keten is verwerkt:
- Log uit en vervolgens opnieuw in met je nieuwe gegevens om te controleren of je toegang hebt.
- Bekijk de rubriek “Documenten” om na te gaan of je nieuwe postadres op toekomstige brieven staat.
- Stuur via de klantomgeving een verzoek om het agentschap te laten bevestigen dat de wijziging in het contractuele dossier is verwerkt.
- Controleer op het volgende vervaldagbericht of beheeroverzicht of de nieuwe bankgegevens worden gebruikt.
Het MyFoncia-platform maakt het dagelijkse beheer eenvoudiger, maar de verantwoordelijkheid voor consistente gegevens ligt zowel bij de gebruiker als bij het agentschap. Het is verstandig elke wijziging schriftelijk vast te leggen, al is het maar om bij een eventueel later geschil over bewijs te beschikken.
