MyFoncia bündelt die Immobilienverwaltung für Mieter, Wohnungseigentümer und Vermieter, deren Objekte von Foncia verwaltet werden. Die eigenen Kontaktdaten in diesem Kundenbereich zu ändern, scheint in der Theorie einfach: ein paar Klicks in den Profileinstellungen. In der Praxis unterscheidet die Plattform jedoch zwischen den Angaben zum Online-Konto und den Daten in der bei der Agentur geführten Immobilienakte. Eine Änderung in einem Bereich wird nicht automatisch in den anderen übernommen.
Kontaktdaten des MyFoncia-Kontos und Daten in der Agenturakte: zwei getrennte Wege
Am häufigsten herrscht Unklarheit darüber, welche Auswirkungen eine online vorgenommene Aktualisierung tatsächlich hat. Im MyFoncia-Kundenbereich lassen sich bestimmte persönliche Daten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift) im dafür vorgesehenen Profilbereich einsehen und ändern. Diese Änderungen betreffen das digitale Konto, über das Benachrichtigungen empfangen und Anmeldungen vorgenommen werden.
Die Immobilienakte wird dagegen im Verwaltungssystem der Foncia-Agentur geführt. Sie enthält die Kontaktdaten, die für den Mietvertrag, den Verwaltungsauftrag oder die Hausgeldabrechnungen in einer Eigentümergemeinschaft verwendet werden. Eine online vorgenommene Änderung aktualisiert die Agenturakte nicht unbedingt. Dadurch können Abweichungen bei offiziellen Schreiben, Fälligkeitsmitteilungen oder Einladungen zur Eigentümerversammlung entstehen.
Um solche Abweichungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, jede online vorgenommene Änderung zusätzlich schriftlich an die Agentur zu melden. Eine Nachricht über den Bereich „Anfragen“ in MyFoncia oder eine einfache E-Mail an den Verwalter genügt, um die Übernahme der Änderung in alle Vertragsunterlagen zu beantragen. Bevor Sie Ihre Kontaktdaten in MyFoncia ändern, sollten Sie genau prüfen, welche Angaben geändert werden müssen und in welcher Akte sie geführt werden.
E-Mail-Adresse in MyFoncia ändern: Wenn es nicht klappt
Nach der Aktivierung des Kontos dient die E-Mail-Adresse dauerhaft als Anmeldename. Sie zu ändern bedeutet daher, den Zugang zum Kundenbereich anzupassen. Die meisten Nutzer versuchen dies nach einem Wechsel des E-Mail-Anbieters oder wenn sie den Zugriff auf ein altes Postfach verloren haben.
Wenn die alte E-Mail-Adresse noch erreichbar ist
Ist das ursprüngliche Postfach noch aktiv, lässt sich die Änderung über die Profileinstellungen vornehmen. Die Plattform sendet einen Bestätigungslink an die alte und anschließend einen zweiten an die neue Adresse. Damit die Änderung wirksam wird, müssen beide E-Mails nacheinander bestätigt werden. Solange die zweite Bestätigung aussteht, bleibt der alte Anmeldename aktiv.
Wenn die alte E-Mail-Adresse nicht mehr verfügbar ist
Komplizierter wird es, wenn das mit dem Konto verknüpfte Postfach nicht mehr existiert. Beim standardmäßigen Zurücksetzen wird ein Link an genau diese Adresse gesendet, wodurch eine Endlosschleife entsteht. In diesem Fall verweisen die verfügbaren Informationen an die Foncia-Agentur. Nur sie kann die Identität des Kontoinhabers überprüfen und dem Konto eine neue E-Mail-Adresse zuordnen.
Wie lange die Bearbeitung dauert, hängt von der jeweiligen Agentur ab. In der Benutzeroberfläche scheint es kein automatisiertes Verfahren zu geben, um diese Sperre ohne menschliche Unterstützung zu umgehen. Deshalb sollten Sie rechtzeitig handeln: Aktualisieren Sie Ihre E-Mail-Adresse, bevor Sie den Zugriff auf das alte Postfach verlieren.
IBAN und Bankverbindung in MyFoncia aktualisieren
Eine Änderung der Bankverbindung betrifft vor allem Vermieter, die ihre Mieteinnahmen über Foncia erhalten, sowie Wohnungseigentümer und Mieter, die Hausgeld und Miete per Lastschrift bezahlen. Im Kundenbereich können Sie im Abschnitt für Zahlungen oder Finanzdaten eine neue Bankverbindung hinterlegen.
Folgende Punkte sollten Sie besonders beachten:
- Das neue Konto muss auf den Namen des Vertragsinhabers lauten. Ein Gemeinschaftskonto wird in der Regel akzeptiert, wenn der Vertragsinhaber als Kontoinhaber eingetragen ist. Ein Konto einer dritten Person kann die Agentur jedoch ablehnen.
- Die neue Bankverbindung wird nicht immer sofort nach der Online-Eingabe berücksichtigt. Fällt die Änderung zu nahe an den Fälligkeitstermin, kann für die nächste Lastschrift oder Überweisung noch die alte Bankverbindung verwendet werden.
- Bitten Sie die Agentur nach der Online-Eingabe um eine schriftliche Bestätigung. Das ist die sicherste Vorsichtsmaßnahme, insbesondere bei monatlichen Mietüberweisungen.
Recht auf Berichtigung personenbezogener Daten und Möglichkeiten bei einer Ablehnung
Die Aktualisierung der Kontaktdaten ist nicht nur praktisch, sondern fällt auch unter die gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten. Das in der europäischen Gesetzgebung vorgesehene Recht auf Berichtigung ermöglicht es jeder Person, die Korrektur unrichtiger Angaben zu verlangen, die eine Organisation über sie gespeichert hat – darunter auch eine Wohnungseigentümerverwaltung oder Immobilienverwaltung.
Bleibt eine Angabe trotz eines Berichtigungsantrags falsch, kann der Kontoinhaber eine formelle Beschwerde beim Datenschutzbeauftragten von Foncia einreichen. Wird keine zufriedenstellende Lösung gefunden, kann die CNIL eingeschaltet werden, um die Berichtigung zu erwirken.
Bei einer einfachen Adressänderung ist dieser Schritt nur selten erforderlich. Sinnvoll wird er, wenn ein Fehler beim Namen, bei der Adresse oder bei der Kontonummer finanzielle oder administrative Folgen hat, etwa wenn Hausgeldabrechnungen an den falschen Empfänger geschickt oder Lastschriften von einem aufgelösten Konto eingezogen werden.
Was Sie nach jeder Änderung in MyFoncia überprüfen sollten
Nachdem Sie Ihre Kontaktdaten im Kundenbereich aktualisiert haben, können Sie mit einigen Prüfungen sicherstellen, dass die Änderung in allen relevanten Systemen übernommen wurde:
- Melden Sie sich ab und anschließend mit den neuen Zugangsdaten wieder an, um zu prüfen, ob der Zugriff funktioniert.
- Sehen Sie im Bereich „Dokumente“ nach, ob auf den nächsten Schreiben die richtige Postanschrift angegeben ist.
- Senden Sie über den Kundenbereich eine Anfrage und bitten Sie die Agentur, die Aktualisierung in der Vertragsakte zu bestätigen.
- Prüfen Sie auf der nächsten Fälligkeitsmitteilung oder Verwaltungsabrechnung, ob die neue Bankverbindung verwendet wird.
Die MyFoncia-Plattform erleichtert die laufende Verwaltung, doch für die Richtigkeit und Einheitlichkeit der Daten sind sowohl der Nutzer als auch die Agentur verantwortlich. Jede Änderung sollte schriftlich dokumentiert werden – schon allein, damit im Fall eines späteren Rechtsstreits ein Nachweis vorliegt.
